KVKK Aydınlatma Metnimiz
KVKK AYDINLATMA METNİMİZ
Tarafımızca Tutulan Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Aydınlatma Metnimiz
Bu bilgilendirme, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”), 3359 sayılı Sağlık Hizmetleri Temel Kanunu, 663 sayılı Sağlık Bakanlığı ve Bağlı Kuruluşlarının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname, Özel Hastaneler Yönetmeliği, Üremeye Yardımcı Tedavi Uygulamaları ve Üremeye Yardımcı Tedavi Merkezleri Hakkında Yönetmelik (“ÜYTE Yönetmeliği”) ve Sağlık Bakanlığı düzenlemeleri ile verdiğimiz hizmetle ve kişisel verilerin korunması ile ilgili diğer sair mevzuat hükümleri doğrultusunda, veri sorumlusu sıfatıyla Koru İkizler Sağlık Eğitim Hizmetleri Merkezi ve Ticaret Limited Şirketi (ticari unvanıyla Nova Art Tüp Bebek ve Kadın Sağlığı Tıp Merkezi) tarafından yapılmaktadır.
Bu aydınlatma metni, biz ya da personelimiz tarafından sizlere sunulmakta olan sağlık hizmeti süresince tarafımızca alınan hasta/danışan ya da yakınlarına ait kişisel verilerin toplanması, saklanması ve işlenmesi konularında sizi bilgilendirmeye yönelik olarak hazırlanmıştır.
Belirtilen mevzuat uyarınca kişisel verileriniz ve aldığınız sağlık hizmetlerine özgü özel nitelikli kişisel verilerinizi, sizlere sunduğumuz bu aydınlatma metninde açıkladığımız şekilde, muhafaza edecek ve gerektiğinde kayıt edecek, güncelleyecek, arşivleyecek, aktaracak, sınıflandıracak ve KVKK ile ilgili mevzuatında sayılan şekillerde işleyebileceğiz.
Bu aydınlatma metnine konu olacak kişisel verileriniz ekseriyetle merkez personelimiz tarafından verilmekte olan sağlık hizmeti sırasında elde edilen verilerdir. Diğer taraftan, bu veri toplama işlemi yüz yüze gerçekleşebileceği gibi çağrı merkezimiz, internet sitemiz, e-posta ve dijital mesajlaşma kanallarımız vasıtası ile de elde edilebilmektedir.
Bu metin gereğince kişisel verilerinizin mevzuatın zorunlu kıldığı ve sizin yazılı olarak açık onay verdiğiniz durumlarda üçüncü kişilerle ve kurumlarla paylaşılabilmesi mümkündür. Bu üçüncü kişiler ve kurumlar arasında; hizmet alan kişinin yakınları, çalışanları, kamu/özel hukuk tüzel kişisi işverenleri, diğer kamu veya özel tüzel kişileri ile işletmemizin faaliyetlerini sürdürmek için hizmet aldığı ya da iş birliği yaptığı üçüncü şahıslar bulunmaktadır.
A- Kişisel Verileri Koruma Mevzuatı Uyarınca Veri İşlenmesinde Kişinin Açık Rızasının Aranmayacağı Haller
İlgili mevzuat gereği aşağıda sayılı hallerden en az birinin var olması halinde kişisel verilerin kişinin açık rızasının bulunmadığı durumlarda da işlenmesi mümkün olacaktır (KVKK m.5/2):
- Durumun açıkça kanunlarda belirtilmesi durumunda,
- Şahsın kendi hayatı ve/veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması durumunda (kişinin fiili imkânsızlık sebebiyle rızasını açıklayamayacak durumda olması veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmaması şartıyla),
- İlgili kişinin verilerinin işlenmesine rızasını aleni hale getirmiş olması durumunda,
- Bir hakkın kurulması, kullanılması veyahut korunması için bu işlemin zorunlu olması durumunda,
- İşletmemizin hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olduğu durumlarda,
- Kişisel verisi işlenecek şahsın temel hak ve özgürlüklerine halel getirmemek kaydıyla, işletmemizin meşru menfaatlerini korumak amacıyla.
Bunlara ek olarak, sağlığınıza ve cinsel hayatınıza ait özel nitelikli kişisel verileriniz; KVKK m.6/3-(e) uyarınca, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, size ait tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin (ÜYTE uygulamaları dahil) yürütülmesi, ayrıca aldığınız hizmet ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan hekim ve sağlık personelimiz tarafından açık rızanız aranmadan işlenebilir.
B- Açık Rıza Doğrultusunda İşlenebilecek Kişisel Veriler ve Bunların İşlenme Amaçları
Kimlik Bilgileri: Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, pasaport numarası, doğum yeri, tarihi, medeni hal, cinsiyet, sigorta ya da hasta protokol numaraları ve kişiyi tanımlayabilecek diğer kimlik verileri, ayrıca kişilerin merkezimizi ziyaret ettikleri sırada güvenlik nedeniyle alınan kişiye ve aracına ait her türlü kayıt.
İletişim Bilgileri: Kişiye ulaşmak için kullanılabilecek telefon numarası, e-posta adresleri ve diğer iletişim verileri, kişinin işletmemizi araması durumunda çağrı merkezi standartları gereği tutulan sesli görüşme kayıtları ile kişilerin işletmemizle iletişime geçtikleri e-posta, telefon, mesaj benzeri iletişim vasıtalarından elde edilen bilgiler.
Mali Bilgileri: Banka hesap numarası, IBAN numarası, kredi ve banka kartı bilgileri ile faturalamaya ait muhasebe kaydı bilgileri; alınan sağlık hizmetinin finansman ve planlaması için gerekli özel sağlık sigortasına ilişkin veriler ve Sosyal Güvenlik Kurumu verileri.
Sağlık Bilgileri: Muayene ve randevu bilgileri, muayene verileri, tıbbi geçmişe ait veriler, tıbbi soy geçmişine ait veriler, her türlü tıbbi görüntüleme, laboratuvar ve test sonuçları, ÜYTE (tüp bebek) tedavisi kapsamındaki genetik tarama/tanı sonuçları ile sperm, yumurta ve embriyo dondurma-saklama süreçlerine ilişkin kayıtlar, reçete bilgileri, tıbbi işlemler öncesi ve sonrası tespit belgeleri. Muayene öncesi, muayene, teşhis, tedavi ve takip sürecinde doktorunuz ya da diğer sağlık personelimizle yapılan tüm görüşme ve yazışmalar. İşlemler öncesinde kişiye sunulan tüm aydınlatma metinleri ve onam formları. Diğer sağlık kuruluşlarından alınan ancak hastanın takibi için dosyasında bulunması gereken diğer sağlık bilgi ve belgeleri. Diğer taraftan tıbbi işlemlerin yürütülmesi sürecinde ya da sonucunda elde edilen sosyal, ailevi ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler de bu kapsamdadır.
Merkezimiz tarafından sizden alınan kişisel bilgi ve verilerinizi, öncelikle sizlere daha etkin, kaliteli ve güvenli bir sağlık hizmeti verebilmek amacı ile kullanacaktır. Sizlerden aldığımız kişisel verilerinizi genel hatları ile, randevu almanız halinde sizinle iletişime geçmek ve bilgilendirmek amacı ile, kimliğinizi teyit etme, doktorunuz ile iletişiminizi sağlayabilme, koruyucu hekimlik ve kamu sağlığının korunması, tıbbi teşhis, tedavi, bakım ve takip hizmetlerinin planlama ve yürütülmesi ile bu hizmetlerin finansmanının planlama ve yönetimi, işletmemizin iç işleyişi, planlaması ve yönetimi amacı ile kullanacağız.
Bunların yanı sıra kişisel verilerinizi, kurum içi hizmet kalitesinin arttırılması, çalışanların eğitim ve oryantasyonu, hasta ve çalışanlarımızın güvenliğinin temini, hasta memnuniyetinin ölçülmesi ve ayrıca mevzuata ilişkin gereklerin yerine getirilmesi amacı ile de kullanabiliriz.
Ayrıca idari ve mali işleyişimiz ve ilişkilerimiz gereği anlaşmalı olduğumuz (sigorta şirketi gibi) kurumlarla ilişkinizin teyidi ve aldığınız hizmetin finansmanı bağlamında sigorta şirketince talep edilecek bilgilerin paylaşılması ve aldığınız hizmet sonucu ortaya çıkan faturalandırma işlemleri içinde kişisel verileriniz işlenebilecektir.
İlgili kanunlar ve alt mevzuat gereğince, Sağlık Bakanlığı, Maliye Bakanlığı ve diğer ilgili kamu kurum ve kuruluşlarınca talep edilen bilgilerinizin paylaşılması, diğer kamu ya da kamu tarafından yetkilendirilmiş otoritelerce gerekli bilgilerin temin edilmesi, mevzuat gereği belirli bir süre saklanması zorunlu verilerinizin ve bunlara ilişkin bilgilerin muhafazası ve ayrıca aldığınız hizmetlere ilişkin soru ve şikayetlerinize cevap verebilmek amacı ile de kişisel verileriniz kullanılabilecektir.
Ek olarak, açık rızanız olması ve kural olarak kimliğinizi belirli veya belirlenebilir kılmayacak şekilde anonim hale getirilmiş olması şartıyla, özel nitelikli kişisel verileriniz eğitim, bilimsel araştırma/yayın ve kongre gibi akademik faaliyetler kapsamında kullanılabilecektir. Kimliğinizin belirli veya belirlenebilir kalacağı herhangi bir paylaşım, ancak bu hususa özgülenmiş ayrı ve açık rızanızın bulunması hâlinde söz konusu olur.
C- Kişisel Verilerinizin Üçüncü Taraflara Aktarılması
Merkezimizce elde edilen kişisel verileriniz; Türkiye Cumhuriyeti Sağlık Bakanlığı ve bağlı birimleri, ÜYTE bilgi sistemi, Sosyal Güvenlik Kurumu, Türkiye Eczacılar Birliği, Türkiye İstatistik Enstitüsü, Nüfus Genel Müdürlüğü, denetleyici ve düzenleyici kurumlar, Türkiye Cumhuriyeti mahkemeleri ve yetkili yargı mercileri, Emniyet Genel Müdürlüğü ve diğer kolluk kuvvetleri, yetki verilen hasta/danışanlar ile bunların yakınlarına ait temsilcileri, mali, hukuki, finans ve ihtiyacımız olan diğer konularda danışmanlık aldığımız avukat, muhasebeci, denetçi ve benzeri gerçek ve tüzel kişilere; bu metinde belirtilen amaçlar dahilinde verdiğimiz hizmetleri geliştirmek ya da yürütmek amacı ile iş birliği içinde olduğumuz çözüm ve iş ortaklarımıza, KVKK’nın 8. maddesindeki şartlardan biri sağlanmak kaydıyla yurt içindeki üçüncü kişilere aktarılabilir.
Yurt dışına aktarım yalnızca genetik tarama/tanı hizmetlerinin bir kısmı için yurt dışında yerleşik referans laboratuvarlarıyla çalışılması gibi durumlarda söz konusu olur ve bu hâlde KVKK’nın 7499 sayılı Kanun ile değişik 9. maddesi uygulanır: aktarım öncelikle Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun (“Kurul”) yeterli korumaya sahip olduğunu ilan ettiği bir ülkeye; bu bulunmadığı takdirde Kurul’ca onaylanmış bağlayıcı şirket kuralları, Kurul’ca ilan edilen standart sözleşme veya yeterli korumayı sağlayan yazılı bir taahhütname ve Kurul izni gibi uygun güvencelerden biri sağlanarak; bunların hiçbiri mümkün olmadığında ise yalnızca süreklilik arz etmeyen hâllerde ve olası riskler hakkında bilgilendirilmeniz kaydıyla vereceğiniz açık rızaya dayanılarak gerçekleştirilir.
Diğer taraftan, tarafımızca sunulan sağlık hizmeti sırasında oluşan ve elde edilen kişisel verileriniz konsültasyon amacı ile diğer sağlık hizmeti veren kurum ya da kişilere aktarılabilecektir.
D- Kişisel Verilerinizin Elde Edilmesi ve İşlenmesinin Usulü ve Hukuki Nedenleri
Kişisel verileriniz, merkezimizde aldığınız hizmetin doğası gereği yazılı, sözlü, görsel ya da elektronik ortamlarda alınıp işlenebilir. Ayrıca vermiş olduğumuz sağlık hizmetinin yürütülmesi sırasında hastalara ait bilgi ve belgelerin düzenli olarak tutulması ve gerektiği takdirde hastaya ya da yasal mercilere sunulabilecek durumda bulundurulması yasal bir zorunluluktur. Diğer taraftan merkezimizden hizmet alanlara ait mali kayıtların düzenli olarak tutulması ve muhafaza edilmesi de şahsi ve kurumsal vergi yükümlülüğü açısından bir zorunluluktur. Bunlara ek olarak hasta ile kurumumuz arasında çıkabilecek anlaşmazlıklarda hastalara ve tedavi süreçlerine ait veriler bizden hizmet alan hasta ve yakınları ile bunların temsilcileri veya görevli mahkemeler tarafından talep edilebilmektedir.
Son olarak, sağlık kurumlarından hizmet alırken kişisel verilerinizin elde edilmesi ve işlenmesine ait hukuki neden ve dayanaklara dair daha geniş bilgi için; 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 3359 Sayılı Sağlık Hizmetleri Temel Kanunu, 663 sayılı Sağlık Bakanlığı ve Bağlı Kuruluşlarının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname, ÜYTE Yönetmeliği ve bunlara dayanılarak çıkarılmış Özel Hastaneler Yönetmeliği’ne başvurabilirsiniz.
E- Kişisel Verilerinizin Muhafazası ve İmhası
İlgili mevzuat ve amaçta sınırlılık ilkeleri gereği (KVKK m.4) kişisel verileriniz, Merkezimiz tarafından yalnızca ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süre boyunca saklanır ve bu sürenin sonunda silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Bu kapsamda:
- Hasta dosyanız (anamnez, epikriz, tetkik ve tedavi kayıtları gibi tıbbi kayıtlar) ilgili sağlık mevzuatı uyarınca en az 20 yıl süreyle saklanır; vefat halinde bu süre Kişisel Sağlık Verileri Hakkında Yönetmelik uyarınca 30 yıldır.
- Faturalandırma ve muhasebeye ilişkin kayıtlar, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu uyarınca öngörülen süreler boyunca saklanır.
- Açık rızanıza dayalı olarak işlenen veriler (ör. eğitim/bilimsel amaçlı anonim olmayan kullanım), rızanızı geri çekmenize kadar veya ilgili amaçla sınırlı makul bir süre boyunca saklanır.
Kişisel verileriniz, bir kısmı (hasta, hastalık, tıbbi işlem ve süreç bilgileri gibi) yazılı olarak dosyalarda; bir kısmı ise hasta ve yakınlarına ait iletişim bilgileri gibi merkezimize ait telefonların hafızalarında, hasta işlemlerinin yapıldığı bilgisayarlarda veya bulut tabanlı veri depolama sistemlerinde muhafaza edilmektedir. Fiziksel kişisel verileriniz kilitli dosya dolaplarında, elektronik kişisel verileriniz ise şifreli biçimde muhafaza edilmektedir.
Yukarıda belirtilen süreler boyunca sağlık verilerinizin eksiksiz ve bütünlük içinde saklanması; size daha iyi bir hizmet verebilmek, tedavi ve hizmet kalitesini takip edebilmek ve yetkili merciler tarafından istendiğinde ibraz edebilmek açısından önem taşımaktadır. Ancak bu saklama, yukarıda belirtilen yasal süreler ile sınırlıdır; verileriniz süresiz olarak saklanmamaktadır.
F- Veri Sahiplerinin İlgili Kişi Sıfatı İle Hakları
Merkezimiz tarafından toplanan, işlenen ve aktarılan kişisel verilerinizin sahibi olarak siz kıymetli danışan ve danışan yakınlarımız, KVKK düzenlemeleri kapsamında anılan haklarınızı, işbu aydınlatma metni, KVKK mevzuatı ve ilgili sair mevzuatta öngörülen usul ve esaslar kapsamında kullanmak istemeniz veyahut Merkezimize doğrudan başvuru yapmanız halinde, başvuru talepleriniz talebin niteliğine göre prensip olarak en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak ilgili kişinin talebi ayrıca bir maliyeti gerektiriyorsa Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücretlerin ilgili kişiden talep edilebilmesi söz konusu olabilecektir.
Bu kapsamda, kişisel veri sahipleri 6698 Sayılı KVKK’nın 11. Maddesine göre ilgili kişi sıfatı ile aşağıdaki haklara sahiptirler:
“Madde 11 – İlgili kişinin hakları
(1) Herkes, veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili;
- a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme, b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme, e) 7 nci maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme, f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme…”
Yukarıda bahsi geçen hakların kullanımına ilişkin talepler tarafımıza, mevzuatı uyarınca 6698 Sayılı KVKK kapsamında zikredilen usullerle iletilebilecektir. Diğer taraftan bu aydınlatma metni üzerinde yer alan hususlarla ilgili olarak hukuki ve teknolojik gelişmelerden kaynaklı değişiklikler olabileceği unutulmamalıdır.
Sonuç olarak, yukarıda zikredilen mevzuat hükümleri ve ilgili açıklamalar kapsamında kullanmak istediğiniz haklarınız ve/veya talepleriniz olması halinde bunları, size ait elektronik imzalı bir e-postayı merkezimize ait iletisim@novaarttupbebek.com adresine göndererek yahut Çukurambar Mahallesi, 1425. Cadde No:26, 06510 Çankaya/Ankara posta adresimize ıslak imzalı bir dilekçeyi kargo ya da posta yolu ile göndererek başvuruda bulunabilirsiniz.
İLGİLİ METİN BAĞLANTILARI
